Pengertian Penyimpanan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:51-72): Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan”.

Apa tujuan dari penyimpanan arsip?

Sistem penyimpanan arsip yang baik bertujuan untuk: Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.

Apa saja penyimpanan arsip?

• 5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR.
• SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM.
• SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM. ...
• SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM. ...
• SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM. ...
• SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem penyimpanan?

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Sebutkan 4 langkah prosedur penyimpanan arsip?

Memeriksa surat yang akan diarsipkan. Mengindeks dengan cara membagi surat berdasarkan wilayah pengirim dan penerima surat. Memberi kode berdasarkan wilayah pengirim dan penerima surat. Menyortir dan mengelompokkan surat berdasarkan wilayah pengirim dan penerima surat.

Apa yang dimaksud dengan mengarsipkan?

Pengarsipan adalah sebuah proses dan cara dimana informasi dalam bentuk dokumen disimpan dengan aman dalam jangka waktu tertentu yang ditentukan oleh hukum. Dokumen dapat diarsipkan dalam berbagai format dan di berbagai perangkat. Meskipun suatu dokumen berstatus tidak aktif, namun dokumen itu dapat diaktifkan kembali.

Berapa sistem kearsipan?

Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Bagaimana cara menyimpan arsip yang baik?

Berikut adalah langkah-langkah menyimpan berkas atau arsip surat masuk diantaranya :

1. Meneliti tanda disposisi ( menentukan boleh atau tidak menyimpan )
2. Memberi indeks atau kode surat.
3. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll.
4. Simpan ke dalam folder.
5. Tata arsip dengan baik sesuai sistem ( tanggal, nama, dll )

Apa saja manfaat dari kearsipan?

manfaat dari penyelenggaraan sistem kearsipan , antara lain :

• aktivitas kantor atau organisasi jadi lancar.
• sebagai alat pengingat.
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat" penting mengenai kemajuan organisasi.
• Sebagai alat penyimpanan warkat.
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

Apa itu arsip otentik dan tidak otentik?

Arsip Autentik yaitu salah satu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan. Arsip Tidak Autentik yaitu sebuah arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Apa fungsi dari Guide?

Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.

Apa yang dimaksud dengan filling?

Kearsipan atau filing menurut (Ig Wursanto, 1991 : 19) yaitu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan memepergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu dibutuhkan.

Apa saja ruang lingkup kearsipan?

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Apa saja alat dan bahan kearsipan?

Peralatan Kearsipan dan Gambarnya

1. Map Arsip Atau Map Folder. Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal.
2. Hanging Map. ...
3. Ordner. ...
4. Boks Arsip. ...
5. Rak Arsip. ...
6. Filling Cabinet. ...
7. Roll o'Pack. ...
8. Printer barcode dan Scan Barcode.

Apa saja yang termasuk ke dalam jenis jenis arsip?

Penggolongan Arsip Berdasar tingkat dan golongan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Apa tujuan dari penyusutan arsip?

Tujuan penyusutan arsip adalah : 1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi. 2. Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif. 3. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi. 4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Apa perbedaan antara arsip dan kearsipan?

Sekian pembahasan mengenai perbedaan arsip dan kearsipan, untuk perbedaan mendasar adalah arsip merupakan media atau barang sedangkan kearsipan merupakan cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan mudah dilakukan.

Apa perbedaan antara arsip dan dokumen?

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa semua arsip adalah dokumen, namun tidak semua dokumen dapat disebut arsip. Dokumen yang digunakan oleh perseorangan atau badan korporasi untuk menjalankan aktivitas dan fungsinya disebut dengan arsip dinamis atau rekod.

Apa saja karakteristik arsip?

Karakteristik-karakteristik Arsip Autentik, dokumen mempunyai informasi-informasi fakta yang aktual dan faktual yang berisi informasi waktu dan tempat dokumen tersebut diterima, lalu terdapat tujuan aktivitas serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun dokumen tersebut.

Apa saja syarat syarat arsip?

Sebutkan syarat-syarat arsip

• Merupakan kumpulan warkat.
• disimpan menurut sistem tertentu.
• mempunyai nilai kegunaan.
• apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.